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为什么需要记帐?

无论是公司的经营者或员工,都希望自己的生活更加富裕。为了达成这个目的,就必须让公司持续成长、茁壮。

因此,获取更多利益,也就是提高「获利」,并充分运用这些获利确实累积「资产」,是公司最重要的工作。记帐就是用来计算获利及资产的方式及手段。

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公司的经济活动可用资金流向加以呈现。刚创业的时候,需要筹措资金,把资金用来购买商品,再以更高价格销售出去,回收更大的资金。公司尽可能不断重复这样的动作以提高获利,也就可以累积更多资金。

由此可知,公司的经济活动可用资金流向加以呈现。记帐便是将这些资金流向,记载到帐簿的行为。

 

分录是记帐的起始点

帐簿里记录了各种交易,而在一开始,为了记录每日的交易而施行的手续就是「分录」。藉由这个分录,×月×日进行过何种交易,一目了然。

我们一直使用「交易」这个用语,在记帐中,交易到底指的是什么?交易是指公司的所有经济活动中,造成资产、负债、权益、收益、费用等增减与变动的经济行为。这和我们日常生活的交易几乎一样,例如火灾烧毁建筑物时,建筑物的焚毁相当于资产的减少,当然也属于记帐上的交易。

 

精通记帐的第一步:不假思索

记帐前首先需要熟记固定的规则。帐簿分左右填写,是记帐的基本原则,但这个原则往往成为我们最大的关卡。

由于职业关系,我常接触许多学生,发现用「理论」去思考、解释规则的人真的很多。当然,当学习到相当程度,已达到可用研究学问的观点去思考这些规则时,用理论去思考当然没有问题,但是初学者却不适合这么做。所谓规则指的是既定的事。初学者不要想太多,先记熟规则,反而是精通记帐的捷径。

就像交通规则一样,日本行人靠右走,车辆靠左行驶。这是既有的规定,相信没有人会去思考理由。接受交通规则进而遵守;确保了交通安全,目的就算达成了,不是吗?

学习记帐的时候,也请大家先接受记帐的规则,不要去想所谓的理论。当学习告一段落,相信各位自然能理解整个会计的结构,也肯定会折服于先人的智慧。

 

整理全年度的结果,制作财务报表并报告

无论是个人自营商或公司,每年都要做一次年度财务报表。个人自营商以历年制为基准,以1月~12月为会计期间,制作一整年度的财务报表。而公司则不一定依照历年制,可以自定会计期间,再以这段时间内的结果制作财务报表。日本的大企业多数是将期间订在4月1日~次年3月31日。(编按:台湾企业的会计期间以历年制为主。)

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根据统计结果,可以计算出公司在这段期间内的获利情形,整理并作成「损益表」,同时在期末整理出公司到底拥有多少财产的「资产负债表」。

财务报表主要有以下用途:(1)股东大会时报告业绩;(2)确定报税时的所得;(3)向银行贷款时的审查资料;(4)向行政机关投标时的审查资料;(5)比较公司历年业绩等。

在此特别提醒,财务报表是用在上述用途,不是为了特殊目的而制作的。财务报表的相关知识,不仅对于公司会计人员来说很重要,对一般员工来说也是不可或缺。因为一旦能充分了解财务报表的含意,也就能更明确理解公司的问题与可改善的目标。

 

看余额式试算表,就知业绩

试算表的主要格式有总额式、余额式、总额余额式三种,常用的是余额式试算表。余额式试算表一般可分为按月制作及按年制作两种。为了确认从日记帐过帐至总分类帐的过程有无错误,每个月底制作的试算表是月试算表。而年度末的决算,确认一年份科目余额的试算表,则属于年试算表。

在这里说明的是月试算表的制作方法,不过年试算表的作法也是一样。

制作余额式试算表并没有特别困难的地方。方法就是将各会计科目的余额记载到如右页图所示的一览表中,计算借方与贷方的合计额而已。在分录上,借方与贷方的左右金额必须是一致的,因此依据分录结果,进行过帐手续后的余额,两方的金额自然也必须取得平衡。所以,当余额式试算表的借方、贷方的合计金额一致时,表示过帐没有错误。

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另外,由于余额式试算表是各科目余额的一览表,因此确认每月合计的销货收入,自然可掌握业绩的动向。


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