養成3個小習慣,開口就能說重點!一分鐘清楚表達、完成溝通

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一般人在說話時,時常會在進入主題前發表一段很長的開場白。例如「大家好!很開心今天能站在那裡……」「今天突然被要求演講,所以沒什麼準備……」。然而,《開口就說重點》作者齋藤孝觀察到,今天的社會,人人行程緊湊、時間有限,太多太長的鋪陳或前言,會讓聽眾不耐煩,因此齋藤孝提出「一分鐘溝通」概念,任何發言都務必在一分鐘內迅速完成。

許多人聽到「一分鐘」,都覺得怎麼可能在這麼短時間,就把想說明的內容表達出來。但齋藤孝表示,藉由整理、練習和檢查,實際上每個人都能在一分鐘內清楚傳達一段完整的溝通內容。「一分鐘溝通」不僅節省雙方時間,同時因內容已經過安排,對方接收的都是重點中的重點,不會有多餘的資訊干擾聽眾思考。

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想要掌握溝通的關鍵一分鐘,齋藤孝提供3個平時練習要培養的小習慣,讓你往後在任何場合,都能想得快速又清晰、說得簡單又精巧。

1.說話前,重新整理重點:

無論是必須事前準備(例如開會)、或突然被要求上台,齋藤孝認為開講前,都應該花些時間重新梳理內容。先寫下跟主題有關的字串,從中挑出幾個「非說不可」的關鍵字,最後再從關鍵字找出唯一重點,做為溝通的核心概念。

齋藤孝特別強調「寫」的動作。如果只是在腦海中演練內容,而未轉化為文字,最終極有可能因為時間壓力,而忘了某些該說的重點,影響內容的完善和邏輯性。

2.配合碼表,一分鐘的自言自語:

平時,可藉由「自言自語」的方式訓練一分鐘溝通術。先看完一篇文章,然後配合碼表,要求自己在一分鐘內講完文章大綱。接著,檢查自己在這一分鐘內,究竟掌握多少重點,有哪些漏講、有哪些可以精簡,記錄下來後重新挑戰。經過練習,一定愈來愈能夠掌握一分鐘的時間感,對於關鍵文句的篩選也會愈有心得。

齋藤孝也補充,在訓練的過程,務必要唸出聲音。假如僅在心中默唸,就無法明確「聽」到自己說了哪些內容,練習效果也就大打折扣。

3.檢查「效果」與「技術」,提升談話品質:

為了提升每次溝通的品質,齋藤孝認為,養成每次檢查說話內容的習慣相當重要。檢查的項目包含兩個範圍:一是效果面,二是技術面。

效果面的檢查重點在於評斷對方對於內容的反應,例如對方是否對主題產生興趣、或在溝通過程中感到煩躁等。

技術面的檢查,偏重在說話技巧,像是否簡潔、有無口頭禪、或在一分鐘內溝通完畢等。

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透過持續地檢查聽眾的回應、以及自我審視表達的技巧,才能從每一次的溝通中不斷得到回饋、然後進步。

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