活用這幾個小技巧,將工作的效率提高50%

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這篇文章是寫給初入職場的新人看的,希望對大家有用。

熟悉我的人會知道,我先後做過公關、廣告、互聯網。這幾個行業,全都是以“忙”著稱的。忙到什麼程度呢?打開三四十個標籤頁,在五六個Office之間切換,吃午飯時也要對著電腦,一天下來才發現自己一杯水都沒喝,都是家常便飯。

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在這種環境下,像我這麼懶的人,當然會想各種辦法來節省時間。

今天要分享的,就是從實戰中總結出來的,能確切可行節省工作和學習時間的一些小竅門。

一、建立專屬信息庫

我敢保證,你每天的日常工作和學習當中,一定有許多時間,浪費在來回搜尋信息上面。

什麼信息呢?比如QQ裡和同事的某段對話、微信裡面領導的一段要求、郵件裡面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個文件……它們總是在你最緊急、最需要的時候藏起來,讓你花一番力氣去找。不但浪費時間,也常常影響心情。

如果你經常有這樣的困擾,那可以試試這個方法:建立一個專屬的信息庫。

無論是聊天記錄、郵件內容,還是工作安排、項目反饋,抑或是突然產生的靈感,或者從網上看到的有價值的案例、知識,都可以往裡面一丟,需要的時候,打開它,直接查找即可。

你可以用任何筆記軟件來建立這個信息庫。我的建議是利用Onenote或者印象筆記。當然,為知筆記、有道雲筆記之類,也是可以的。

在筆記軟件裡,按照你負責的項目,新建一個筆記本。然後,所有跟這個項目相關的一切信息,都可以放進這個筆記本,再起一個易於辨認的名字即可。

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比如:你和同事討論一個原型,他提了很多有意思的看法。聊完之後,為了避免忘記,你就可以直接把聊天記錄複製出來,在筆記本裡新建一頁筆記,命名為“06.19與XXX關於XX原型第二版的討論”即可。

或者,你是一名文案,那麼,可以直接新建一頁筆記,把平時在網上搜集到的案例放進去,再寫上來源和自己的想法。當你沒有靈感的時候,打開看看,立刻可以為你提供大量的創意參考。

更重要的,可以把所有的工作流程、規範,甚至是生活的備忘錄都放進去。比如“5號電池在門口第二個櫃子裡”、“充電器在臥室書架下面的箱子裡”、“身份證在衣櫃下面的抽屜第二層”……平時或許感覺不到,但在急需的時候,絕對可以為你節省大量的時間和精力。

使用這個方法,最重要的,是一定要堅持平時的積累和記錄。最好是設置為開機啟動,配合相應的插件和快速啟動方式(比如印象筆記的“剪藏”、Onenote的“新建快速筆記”),務求第一時間將信息記錄入筆記中。

為什麼要匯總一個唯一的入口呢?因為,這樣不但可以減少記憶的難度,節省我們的認知和記憶資源,而且可以使工作和學習變得簡潔高效:當你再也不用把精力花在記憶上,你知道只要打開這本筆記本,就可以找到一切需要的內容時,你就可以更專注在手頭的事務上面。

二、減少對工作的打斷

很多人為了節省時間,都會讓自己進行“多任務工作”。比如像前文所說,同時開著一大堆網頁,這裡看一會,那裡看一會,做一下PPT,做一下EXCEL,以此來降低“我還有一項任務沒有開工”的焦慮感,讓自己沈浸在“所有任務都在同步進行”的美好感覺之中。

但是,這恰恰是最浪費時間、最沒有效率的表現。

記住一個最基本的原則:人類的大腦是沒法進行“多線程處理”的。人同一時間只能聚焦在一件事情上面。所謂的“多任務工作”並不是真的“同時進行”,而是大腦不斷地在這些不同的事務之間打斷和切換而已。

也就是說,當你以為“同時處理兩項任務”時,實際上,你的大腦是這樣運作的:進入A的工作狀態-退出A的工作狀態-進入B的工作狀態-退出B的工作狀態……循環往復。只是切換的時間太短,我們很難覺察到而已。

比如說,你寫一篇文章,先在腦子裡構思出幾個要點,這時,一個新聞彈窗吸引了你,你點擊打開,看完一篇新聞,再回過頭思考剛才的文章,你還能立刻回憶起剛才構思的結果麼?恐怕不是那麼簡單了,因為它已經被我們從“工作記憶”中清除了出去,騰出空間來接受和處理新的信息。你需要一段時間才能重新把它找回來。

而當我們反覆打斷的時候,這些時間累積起來,其總量是相當可觀的。

所以,工作時,請專注在你手頭上正在處理的事情,至少保證半個小時以內不要打斷,不要同時處理任何其他的事情。

如果有任何突發性的事務,比如要交一個報表、要回覆一個郵件、回應一個同事……先用便簽紙記下來,也不要超過10秒鐘,更不要打斷工作。直到原來的任務告一段落,或者你感到疲倦了,再休息,按照便簽紙上面的內容去逐項處理。

如果一定非打斷不可——比如突然有個會議要開,那就拿上便簽紙,先把剛才的工作進度和正在思考的內容,用關鍵詞的形式迅速記下來,自己能看懂即可。當回到原先工作的時候,這可以大大減少你進入狀態的時間。

三、化整為零

生活中的碎片時間,比如乘車、等電梯、吃飯、步行,等等,這些時間,大家是怎麼利用的?我想,很多人都會選擇讀書、看公眾號,或者聽講座、公開課。這很對,當然也比發呆,什麼也不幹要好得多。

但是,這仍然不是最好的利用方式。

為什麼呢?因為絕大多數有價值的知識,並不是你在碎片時間裡可以掌握的。它們往往很複雜,有著嚴格的推理過程和思考邏輯,你要完全代入作者的語境裡面,跟著他的思路,分析他的論證過程,記住他的結論。這個過程,很多時候都沒法在碎片時間裡完成,它往往需要一整段的大塊時間。

實際上,在碎片時間裡,你能學習到的,只是一些簡單的結論而已。它們除了增加一些談資之外,並沒有太大的價值。甚至還不一定是全面、嚴謹、正確的。

那麼,對於碎片時間,最好的利用方式是什麼呢?不是學習和吸收,而是思考。

一個行之有效的方法,是把工作、學習中遇到的問題,分解成一個個更小的問題,然後把它們列成清單,隨身攜帶,利用碎片時間,進行思考和推導。在這個過程中,取得的任何進展和反饋,都記下來,便於下一次繼續進行思考。

比如,做一個PPT,你就可能會列出這些問題:

  •   整個PPT的邏輯要怎麼呈現?
  •   每一部分分別用多少P來講?
  •   背景分析需要考慮哪些因素?
  •   PEST每一點分別要怎麼寫?
  •   市場分析要怎麼寫?
  •   目標消費者具有怎樣的特點?

    ……

 

等等。

把這些問題做成清單,只要有空,就拿出來思考,再及時把思考結果記下來。而不是等坐到辦公桌前才去思考。這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式,也是最能節省時間的方式。

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生活中,很多看起來很聰明的人,其實並不是真的比我們聰明多少,而是因為,他們在生活中的每一秒,在別人發呆、放空、渾渾噩噩的時候,都時刻在腦中對各種情形進行思考、推演、分析,對各種路徑和結果早已爛熟於心。所以,當需要的時候,就能夠非常快速地對各種情況進行判斷,作出最佳的決策。


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