最成功的人如何管理每一天

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關鍵18分鐘:

最成功的人如何管理每一天

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撰文者:彼得.佈雷格曼(Peter Bregman

最近,我碰巧讀到一篇威爾(Bronnie Ware)寫的短文〈臨終病人的五大憾事〉。許多年來,威爾一直在照護臨終前返家的病人。這些病人最常出現的遺憾是什麼?「希望我曾經勇敢選擇忠於自我的生活,而不是照著別人的期待過日子。」其次呢?「希望我沒那麼努力工作。」

這兩種遺憾可透過兩種方式來理解:不要工作得太賣力,要把時間花在忠於自我的生活上;一樣努力地工作,甚至更努力,但要做自己看重的事。這些事必須忠於自我的生活,是你認為重要且有意義的事。

如果把臨終病人的兩種遺憾放在一起看,就可以了解人們之所以感到遺憾,並不是因為花那麼多時間在工作上,而是竟然那麼努力去做一些自己並不看重的事。如果我們的工作受我們看重,能代表忠於自我的生活,我們會活得更充實。當我們死去,就不會有遺憾。

每個人都能把時間花在自己看重的事物上嗎?我曾聽一位夜間清潔工,充滿驕傲地描述她有多擅於清理,在她打掃之後辦公室看起來有多棒,而這件事對於白天在那裡上班的人,又有多重要。所以,也許答案是肯定的。

沒有任何測量辦法-當然絕對不是金錢,能夠客觀地決定出某事對於某人的價值。唯一重要的是,去做你覺得重要的事。

創造你的年度重點:專注在少數幾件事

這世界上有太多事要完成,有那麼多有趣的人、好玩的活動、值得去做的事、有吸引力的機會,實在太難選擇了。所以我們乾脆不選,每一樣都來一點?

大多數的時間管理方法都有個問題,那就是它並不是協助你解決這個問題,而只是專注於教你怎麼以最少的時間完成所有事。但這是個錯誤,就好比在吃到飽餐廳裡每一樣多吃一點,是個錯誤的做法一樣。因為想要完成所有事情,會讓人抓狂、筋疲力盡。

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想從吃到飽餐廳安然撤退,祕訣就在少吃幾樣。想要過著生氣蓬勃的日子,祕訣也是一樣,那就是少做幾件事。也就是說,對於要做什麼,必須要有策略;對於不該做什麼,也得痛下決心取捨。

說得再具體一點,我們應該專注在少數幾件事情上。我自己在經過多次的嘗試錯誤之後,得出的數字是五。

我決定把這一年的重點放在五件事情上,其中三件與工作有關,兩件是私人事務。我做的(幾乎)每件事,都必須屬於這五個領域。如果不是,只好禮貌地拒絕。

為什麼是五件事?因為對我來說,這樣似乎運作得不錯,必須完成的重要事項都包含在內,而且不至於筋疲力盡。但適合你的可能是三件事,也可能是七件,只要對你有效就行了。你會知道運作的效果,因為如果有效,你在每個領域都能得到成就感,不會雜亂而手足無措,或丟三落四。

那又為什麼是一年?因為一生太長,一個月又太短,用一年來實現長期重點剛好。我們常以年進行思考,像是學年度、生日、宗教節日、薪資、紅利、績效評估,都是在一年期限內進行,而且一年的時間剛好足以得到真正的進展,卻又不致迷失。

以下是我的五項重點:
◆ 三項與工作有關:服務現在的客戶;開發未來的客戶;寫作及演講。
◆ 兩項與個人有關:與家人和朋友相聚;做些有趣的事,照顧好自己。

這些事大都是無法明確量化的,但沒關係,這些並不是目標,也不是所有事情都要有個量化的目標。這些是重點領域,是你想要投入時間的事項。如果你想要的話,可以再為每個領域設立特定的目標。

你的清單會不同,因為你和我不同。重點在於你得有意識地去列出這張清單。在接下來的這一年,你想要專注在哪五件事情上?它們必須對你有重大意義,你才會投入那麼多時間在上面,並知道你對時間使用得當。

換句話說,就是在吃到飽餐廳用餐時,拿一個可裝五種菜色的盤子,不能再多了。既然只能選擇五種,就要確定拿到的是既營養又好吃的菜色。

怎樣運用時間,才算得當?確認你的清單能夠運用你的能力、包容你的缺點、強調你的獨特之處,並反應出你的熱情,那就對了。同樣重要的是,也要包括接受挑戰、與他人合作的機會,以及受到認可的機會。

一旦確認能夠反應上述元素的領域,接下來就得針對不適合放入盤裡的東西,做出困難的決定。

當決定好你的五個重點之後,把95%的時間用在上面,剩下的5%用來做其他零碎的事:幫忙同事;換機油;讀完iPad的評價(然後排隊去買一台),這些都能運用那5%的時間去完成。但如果這些事佔用你20%的時間,那表示你花太多時間在別人的要務或無聊的生活瑣事上,沒有留足夠的時間來進行自己的要務。

有時,你會面臨重點之間的衝突;我就曾遇過,那次是TED邀請我去演講。我覺得TED大會很令人讚歎,而且演講明顯符合我的「寫作及演講」重點,但日期和伊蓮娜40歲及她父親70歲的慶生會相衝突。最後我決定推掉演講邀請。

並沒有任何公式可幫助你在五個領域之間做抉擇,但當衝突發生時,靜下心來想一想,大多數時候你會有答案。如果沒有,那這裡提供一種方式:想想看你最近花最多時間做哪些事,如果其中有個領域佔用的時間明顯較少,就選它,做為平衡。如果不能決定,那選任何一個都好,至少你知道兩個都值得做。

一件一件來 選定要做的事

你已經知道這個年度首要的五件事是什麼。這些事必須成為每日生活的基礎,也就是你的組織圖。想讓你的年度重點工作有進展,就必須專心把時間投入其中,每天都是如此。

這時,一份有條理的工作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純,否則光是製作工作清單,就又多了一項工作。製作工作清單時,請依據你的五個領域來分類,然後加上第六類,並標示為「其他5%」。以我的某一天為例,工作清單會像這樣:

透過這樣的清單架構,把令人手足無措的事項,切分成容易管理又切實可行的工作區塊,同時確保時間花在對的地方。光說不練沒有意義,要真的花時間去做。我的工作清單就是我的計劃,也是我要投入時間心力的重點。這個架構既單純,又有助於專注,是你展開一天的好方法,但功用不僅於此。它還能提供信息,讓我知道自己怎麼處理各項重點領域、各領域之間如何建立關係,以及為了在各領域取得進展所做的努力。

看看前述清單,你會發現在這個特定日子,「服務現有的客戶」的比重遠超過「開發未來的客戶」。只有一天這樣沒關係,但如果是長久現象,在整個月當中,關於現有客戶的工作都填得滿滿的,而對未來客戶的工作卻空蕩蕩,我就會知道自己必須調整,才能讓業務成長。

當工作時間發生衝突,必須有所取捨時,這個清單架構尤其有用。例如有兩個會議都很重要,而我必須擇一參加,這時就可以根據自己運用時間的多寡,看哪個重點領域的活動較少而做出決定。這能幫助我保持平衡。

另一方面,在「做些有趣的事,照顧好自己」的領域,我也只有一個活動項目,但因為寫作、家人和朋友全是我能量的來源,所以沒有關係。

我也注意到「其他5%」的活動總是滿的,這些都是非常行政事務導向的,而且佔據我超過5%的時間。這可能表示我應該雇用一位行政人員,或該把一些事項延後,直到行程表空出更多的時間。

只要有條理的把工作列成清單,著重在本年度想完成的目標,就可以減少令人窒息、動彈不得的狀況。

18分鐘輕鬆管理每一天 養成每日實行的好習慣

你可能不知道:人們在工作時,平均每小時會被打擾4次,而且有40%不會回到被打擾前的工作;有將近95%的經理人認為,最浪費他們時間的3件事是不必要的會議、不重要的郵件、冗長的簡報內容;而電子郵件與電話造成的分心,會讓人的智商降低10分,比抽大麻的影響高出1倍;一心多用,則會讓生產力下降40%

成功者都有一個管理工作生活的好習慣,而這個習慣可以只佔每天的18分鐘:

◆ 上班前花五分鐘,規劃當日工作重點。在打開計算機前,先坐下來,拿出工作清單,看看有哪些項目可以讓這一天變得很有成就。有哪些事項是實際可行的,能讓你更專注在年度重點上,並讓你在一天結束時感到自己過得很有生產力而成功?然後,把這些項目從工作清單上挪到行事歷。別忘了:要確保清單上的任何項目不會留在那裡超過三天,要不是把它們寫入行事歷,就是從清單上拿掉。

◆ 每小時花一分鐘,重新聚焦。把手錶、手機或計算機設定成每小時響一次,然後開始針對行事歷上面列的事項工作。當嗶聲響起,深呼吸,問問自己,過去一個小時是否有生產力。然後看一下行事歷,有意識地承諾自己要如何度過下一個小時。一小時接著一小時地管理每一天,別讓時間來管理你。

◆ 下班前花五分鐘,誠實檢討並反省自己。在一天工作即將結束之際,關上計算機,回顧今日,問問自己三組問題,例如:今天過得如何?今天學到了什麼?需要向誰回覆最新訊息嗎?快速寫幾封電子郵件或打幾通電話,確保自己與應該聯絡的人聯繫。

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每天給自己18分鐘。你將學會如何有效管理每一年、每一天、每一刻:掌握專心的秘訣,有效排除干擾;除了管理自己,有熟知如何設定界線,以防別人浪費自己的時間;不必忙於搞定所有的事,而能在有限時間內完成真正重要的事。站高一點看自己,心靈富裕,工作才有效率。


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